Guía rápida para crear una contestadora automática desde el portal PBX
Para crear un contestador, Inicia sesión en el administrador PBX con tu rol de supervisor, ya que solo con este rol podrás realizar la configuración (ingresa aquí). Una vez dentro, dirígete al módulo de “Contestador Automático” y sigue los pasos indicados a continuación:
Paso 1
Haz clic en el botón verde en la parte inferior derecha de la pantalla para comenzar la configuración de los parámetros.
- Nombre del contestador automático: Asigna un nombre claro para identificar fácilmente la función específica de este contestador.
- Descripción: Proporciona una descripción que detalle el propósito y alcance del contestador.
- Asociar número telefónico: El funcionamiento del menú dependerá del número o del "pool" de números contratados con Wekall.
¿Cuándo no asociar un número en este espacio? En casos donde se requiera crear un menú fuera del horario, ya que este menú estará configurado dentro del menú principal o “IVR”, el cual sí incluye el número correspondiente.
Paso 2
Opciones de llamada: Aquí configuraremos los parámetros específicos que nuestro cliente utilizará.- Tono: En este módulo, dispondremos de las opciones de un teclado telefónico (1, 2, 3… 9, #, 0, *).
- Acción: Podemos definir la acción que el sistema realizará después de que el cliente seleccione una opción. Las opciones incluyen transferir o repetir mensaje.
- Transferir: Esta acción permite redirigir la llamada hacia diferentes destinos, como un grupo de llamadas, una extensión o un contestador automático.
- Grupo de llamadas: Permite organizar al personal por áreas específicas, como Ventas o Servicio al Cliente, entre las que se consideren necesarias, facilitándonos la gestión de las llamadas.
- Extensión: Un identificador único de usuario, útil para transferir llamadas a nuestros compañeros si se requiere.
- Contestador de llamadas (IVR): Este menú de ingreso facilita que el usuario se comunique con el área o persona adecuada, brindándole opciones claras para seleccionar. Estos también podrán ser construidos para gestionar los horarios fuera de atención, donde posteriormente podremos utilizar dentro de otros “contestadores” configurados previamente.
- Repetir mensaje: Esta opción permite configurar la repetición del mensaje de bienvenida. La configuración de este audio se encuentra en el módulo 3 (mensaje de operadora). - Número: Nos permitirá asignar las configuraciones realizadas previamente hacia un grupo de llamada, extensión, contestador automático.
- Alias: Si necesitas "copiar" las configuraciones del IVR para otra línea, puedes hacerlo a través de esta sección. En caso de no requerirla, da clic sobre el icono de la basura.
Paso 3
Mensaje de operadora: En esta sección configuraremos todos los parámetros del audio de bienvenida que el cliente escuchará al contactar nuestra línea telefónica. Este mensaje debe seguir la lógica establecida en el punto 2 (Opciones de llamada) para asegurar coherencia en la experiencia del usuario. En el encontraras las opciones de cargar un archivo de audio o generar uno mediante texto.- Cargar un audio: Puedes subir el archivo en formato mp3 o wav; recomendamos el formato wav para asegurar una mejor calidad de sonido. Una vez cargado el archivo, haz clic en “Establecer y reproducir audio” para continuar al siguiente módulo.
- Crear un audio mediante texto: Si optas por esta opción, asegúrate de usar signos de puntuación adecuados para que el sistema realice una lectura clara y precisa del mensaje. Una vez escrito el texto, haz clic en “Establecer y reproducir audio” para continuar al siguiente módulo.
Paso 4
Desborde: En este módulo puedes configurar una alternativa para los casos en los que el cliente no seleccione ninguna opción del IVR. Puedes redirigir la llamada a un grupo de llamadas, una extensión específica o a un contestador automático.
Paso 5
Control de horarios: Utiliza este módulo para configurar los horarios de atención. Para una configuración adecuada, ten en cuenta los siguientes parámetros:
Contestador automático: Puedes seleccionar uno de los contestadores ya configurados para reproducir en caso de "fuera de horario" o crear un menú específico para estos casos. Si no cuentas con un contestador configurado, déjalo en "After Hours - Default.“
Estado: Activa o desactiva el control de horarios para los días previamente configurados según sean tus necesidades.
Horas: Establece la hora de inicio y la hora de finalización en las que no se permitirán el ingreso de llamadas, la cual reproducirá el mensaje cargado en el contestador automático.
Paso 6
Control de días festivos: En caso de desear programar días festivos, lo podrás realizar mediante esta opción. Para su programación utiliza las siguientes indicaciones:
Contestador automático: Selecciona un contestador previamente configurado para los días festivos o crea uno específico para estos casos. Si no tienes uno configurado, utiliza la opción "Operador - Default."
Estado: Activa o desactiva el control de días festivos según sean tus necesidades.
Posición: Define el orden en que se aplicarán las configuraciones de control de días y horas en caso de que tengas varios programados.
IMPORTANTE: Si necesitas realizar configuraciones adicionales sobre un contestador previamente creado, asegúrate de hacerlo en horarios no operativos. Durante el tiempo que los cambios se cargan en el sistema, se puede generar una breve interrupción en la recepción de llamadas, afectando temporalmente la disponibilidad del servicio. Dichos cambios serán efectuados en un lapso de 1 hora aproximadamente, o en el mejor de los términos 5 minutos.